Stéphane Marais a introduit et mis en œuvre le Digital Workplace au sein du Groupe FDJ (Française des Jeux), il est interviewé par Margaux Cals, administratrice de l’Observatoire des Réseaux Sociaux d’Entreprise.
Où est-ce que vous en êtes chez FDJ en termes de Digital Worplace?
Le sujet du Digital Workplace a été adressé à partir de 2014 : nous avons décidé de faire évoluer nos outils bureautiques car nous avions besoin de devenir plus collaboratifs.
Pour cela, nous avons convié 80 collaborateurs pour tester les 3 solutions du marché de l’époque. Les salariés de tous niveaux, des directeurs aux assistantes, ont déroulé les cas d’usages à la lumière des 3 éditeurs, pour finalement choisir Microsoft Office 360. S’en est suivi une migration de messagerie, l’utilisation de nouveaux outils de communication, couplés d’un déménagement en flex office.
Est-ce que vous voyez apparaitre de « New Ways of Working » ?
Oui ! Par exemple, un manager du Département de la sécurité du bâtiment, pourtant non geek, est devenu ultra mature sur les outils. Il est exemplaire, car il prépare toutes ses réunions sur Teams avec chaque membre de son équipe. Bilan des courses : il a réduit ses réunions de 30%, et a observé une bien meilleure efficacité car les réunions servent simplement d’arbitrage après discussion sur la communauté. Il a même objectivé ses collaborateurs dans l’utilisation des outils.
Comment faîtes-vous à la FDJ pour accompagner efficacement ces changements sans les imposer ?
On a ouvert les outils, mais on n’impose pas : cela reste du collaboratif. Par contre, on accompagne beaucoup au moyen de nombreux dispositifs de communication comme le réseau social, les écrans dynamiques ou encore les formations en Masterclasses. Le principe, c’est que les collaborateurs viennent avec une problématique et un expert les aident sur un usage particulier.
On a aussi testé l’expérience du « Kiosque » : un salarié passe au sein des équipes avec un chariot, avec tout le matériel nécessaire, et résout les problèmes en local, au contact du collaborateur. Un réseau de Digital mentors volontaires et bénévoles nous soutiennent aussi beaucoup en servant de relais.
Pour mener de tels changements… il faut des ressources !
Nous n’avons que très peu de ressources : nous avons 2 équivalents temps plein pour mener toutes ces initiatives… Mais ça ne nous empêche pas d’avoir beaucoup d’idées !
A quelles autres résistances avez-vous été confronté ?
Dans un premier temps, l’aspect sécurité a été un frein car la ressource documentaire est partie sur le cloud, alors un plan de communication a dû être mis en place pour réassurer tous les niveaux de l’entreprise.
Ensuite, certains salariés ont été confrontés au fait qu’ils avaient à leur disposition différents d’outils qui peuvent faire la même chose donc ils ne savaient pas lequel choisir. Et ils ont eu aussi surtout peur de mal faire, ce qui entraînait un immobilisme et une résistance au changement.
D’où l’intérêt primordial, lors de l’introduction d’une Digital Workplace, d’accompagner avec douceur et surtout, de rassurer.