Aujourd’hui, l’avènement du numérique au sein des entreprises est un signal fort d’un changement de paradigme. Le large potentiel d’applications du digital constitue à la fois une belle opportunité de changement, de culture et un véritable enjeu de transformation digitale pour les entreprises qui souhaitent réinventer leur environnement de travail numérique. Si la digital workplace promet un nouvel environnement de travail centré sur l’utilisateur, elle porte aussi en elle beaucoup d’espoirs en termes de productivité, de collaboration et de bien-être au travail.
Ziryeb Marouf, président de l’Observatoire des réseaux sociaux d’entreprise, qui s’est maintes fois exprimé sur le sujet de la transformation digitale, est intervenu au début de cette 22ème édition. Le thème de cette rencontre « réinventer la digital workplace pour transformer l’expérience collaborateur » permet de s’interroger en profondeur sur la viabilité d’une équation gagnante à la fois pour l’entreprise et pour ses salariés.
Pour commencer, qu’est-ce que la digital workplace ? Comment peut-on définir une digital workplace ?
La digital workplace désigne tous les outils permettant de mieux collaborer, d’échanger de l’information de manière fluide et d’éviter les goulots d’étranglement. C’est l’environnement numérique d’un collaborateur avec plusieurs outils dedans. Imaginez un environnement numérique où les collaborateurs accèdent selon leurs rôles et leurs profils, aux informations (intranet), aux compétences (GED, learning), aux applications (métiers), aux personnes (couche collaborative). C’est ça une digital workplace.
Quels sont les avantages d’une digital workplace et quelles sont les bonnes pratiques à respecter pour l’utiliser de manière optimale dans une entreprise ?
Ce nouvel environnement de travail inclut des notions de collaboration en unifiant les technologies utilisées (e-mail, messagerie instantanée, médias sociaux, applications RH, outils de réunions virtuelles…). En proposant l’espace adapté à chaque activité, cela permet de gagner en efficacité grâce à la collaboration.
DSI, RH, Dir com, Dir business… Ziryeb Marouf explique que chacun a sa propre définition du « done ». Pour permettre aux organisations de mesurer la maturité de leur digital workplace actuelle et identifier des axes d’amélioration, plusieurs niveaux d’analyse et de conception doivent être pris en compte : les usages, la technologie et les enjeux métiers.
Au-delà de la mise en place d’une stratégie et de la mise en œuvre des outils pour la digital workplace, les organisations doivent répondre aux enjeux de la gouvernance, des risques et de la sécurité, impliquant la question de la gouvernance des données, les rôles et les responsabilités des parties prenantes, la formation des collaborateurs, etc.
La DSI au service de l’expérience salarié : l’enjeu, pour les DSI, consiste à fournir les bons outils pour appuyer les besoins des utilisateurs finaux du SI. Faute d’y parvenir, la DSI risque de perdre le contrôle du SI, avec une bascule vers un shadow IT dangereux. (Shadow IT vs Traditional IT)
Protection des données et digital workplace: il faut veiller à ne pas négliger la sécurité. Si les plateformes collaboratives permettent désormais de générer un volume impressionnant de données, l’une des tendances devrait concerner l’exploitation de ces données dans une logique de big data et d’analytics. Cette exploitation des données permet d’améliorer l’expérience utilisateur, mais la question de la souveraineté des données va se poser à un moment où le marché des environnements de travail devient un duopole Microsoft / Google.
Les nouveaux usages du numérique poussent les entreprises à moderniser l’environnement de travail de ses collaborateurs. Cette transformation nécessite toutefois un accompagnement rigoureux sous peine d’échec. Ziryeb Marouf a également rappelé que demain les collaborateurs seraient amenés à travailler avec des chatbots ce qui entrainera une nouvelle gouvernance d’entreprise.
Depuis quelques années, les RH se dotent de beaucoup d’outils métiers… au point que cela rend, parfois, le suivi des actions difficile. Surtout à cause du manque de circulation des données et de plateformes peu ou pas collaboratives. Qu’en pensez-vous ?
La technologie permet de digitaliser et de centraliser les processus mais également de les rendre collaboratifs. Le “self-service RH” pour les employés et les managers, commence à se développer. C’est la possibilité pour les salariés d’être directement acteurs de leurs parcours de vie dans l’entreprise.
Pour Ziryeb Marouf, il faut réinventer la digital workplace pour transformer l’expérience collaborateur et garantir la fluidité des usages entre toutes les applications.
La culture d’entreprise, est-elle le principal obstacle au déploiement de la digital workplace ? Quels sont les principaux freins ?
Le manque de communication auprès des collaborateurs : il faut faire preuve de pédagogie pour expliquer les changements et rassurer les craintes, si elles existent.
Le manque de socialisation des applications : réussir à donner du sens dans la dimension collective construite par la somme des interactions individuelles.
Prospective : quelle tendance pour la digital workplace du futur?
Avec l’accélération de la transformation digitale et la recrudescence de nouveaux modes de travail (télétravail, nomadisme…), le contexte professionnel des collaborateurs se transforme pour devenir plus “smart”, personnalisé, agile et mobile. Les tendances actuelles visent d’ailleurs à offrir au collaborateur une productivité à 360°, avec un passage sans couture d’un support à l’autre. La digital workplace encourage aussi la collaboration, le partage de savoir et la valorisation de l’intelligence collective.
Ziryeb Marouf affirme et conclut ses propos par cette phrase : « Transformer ce n’est pas renier le passé, c’est saisir le futur ! »
Outre les sponsors et entreprises partenaires de cette 22ème Rencontre, les témoins issus de la Françaises des Jeux, de La Poste, AXA, Louis Vuitton, Orange, Sanofi, Airbus et de la Direction interministérielle du numérique du Système d’Information et de la Communication de l’État vont également apporter les enseignements de leurs expériences tout au long de cet évènement.