#ITWbestpractice : “L’avenir gagnant”, selon Coca-Cola Entreprise

« Avenir Gagnant » est une initiative lancée par Coca-cola Entreprise en septembre 2013. Un pari lancé pour faire du digital un outil d’accompagnement du changement, mais aussi pour accompagner la transformation digitale auprès des salariés.

Convention Managers Coca Cola Entreprise par U Pro, Le Public Système, Le Public Système Ressources from Public Système Hopscotch on Vimeo.

En novembre 2012, Coca Cola Entreprise annonce la réorganisation de l’ensemble de ses départements marketing et vente. On passe d’une organisation géographique et régionale, qui a prévalu pendant 20 ans, à une réorganisation des équipes selon les canaux de vente et la typologie des clients. De nouveaux outils digitaux seront utilisés quotidiennement par les commerciaux. La structure organisationnelle change, les personnes doivent collaborer à distance, selon des modes plus agiles. Cette réorganisation sera à l’origine d’un plan social accompagnant la suppression de 172 postes. Durant 9 mois, la direction et les partenaires sociaux discutent du plan social avant de le valider.

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Le digital, un outil d’accompagnement du changement

A l’été 2013, le plan est finalisé. Il faut alors mettre en place la nouvelle organisation. Pour assurer sa réussite, il faut lui donner du sens aux yeux des salariés,  leur permettre d’en être partie prenante et d’en devenir les acteurs. L’opportunité de la réunion annuelle des managers de septembre apparait alors un levier naturel d’accompagnement de ce changement. 200 managers se retrouveront à Paris et partageront un moment important qui devra matérialiser la transformation.

Trois semaines avant le jour-J, une plateforme intranet interactive est mise en place, qui permet aux managers d’accéder à l’ensemble des contenus qui seront partagés et débattus lors de la réunion. Près de 50 documents, vidéos et présentations sont proposés aux managers. Cette plateforme interactive fait bonne place au réseau social interne qui permet aux participants de réagir et de poser leurs questions.  Pour les inciter aux échanges, la plateforme propose une approche de gamification. Un concours est proposé permettant aux salariés prêts à collaborer de gagner des points en fonction de leur activité sur la plateforme : plus ils sont collaboratifs et créatifs plus ils gagnent de points : 1 point pour visionner un document, 2 points pour avoir liké ou posté un commentaire et 3 points pour une question, une remarque ou le lancement d’un débat. Durant cette période, ce sont plus de 140 posts, questions, remarques, propositions, échanges qui sont publiés sur le RSE. Ces interactions se font non seulement entre la direction et les managers mais aussi entre les managers eux-mêmes.

Accompagner la transformation digitale auprès des salariés

Le 11 septembre, les 170 managers présents découvrent une salle équipée de Wifi, de stands de rechargement des smartphones et des portables. Une demi-douzaine de techniciens informatiques, repérables à leurs t-shirts siglés sont disponibles à tout instant. Dans la salle on prend le parti d’une animation moderne, avec une scène sous la forme d’un plateau de talk show. Les intervenants se présentent en équipe : Directeur Marketing, Directeur ventes, DRH, Directrice de la Communication … Les discussions sont animées par un couple de managers venus du terrain. Ils disposent d’une tablette sur laquelle ils suivent les questions postées en temps réel par les participants. Questions qui s’affichent également sur scène. On inverse le modèle classique : au lieu de consacrer 80% du temps aux discours et 20% aux échanges, la journée sera organisée autour de  20% de présentations synthétiques et de  80% de débat et d’échange. Au cours de la journée les 170 personnes présentes ont publié plus de 600 posts.

Dès le lendemain, l’ensemble des interventions est disponible en vidéo sur la plateforme, ainsi que les Keynotes présentés et les échanges de la journée sur le réseau social interne. Tout cela représente un matériel riche et pertinent pour que les managers puissent partager les messages et les enjeux de la nouvelle organisation, de retour sur le terrain.

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Au terme de cette expérience, l’initiative a remporté quatre succès :

– L’initiative a contribué à restaurer l’engagement et la dynamique des managers de Coca-Cola entreprise.
– La démarche a permis aux managers concernés de passer un cap dans l’acceptation du changement.
– L’opération a favorisé la création d’une communauté de managers durable sur le terrain comme en ligne.
– Enfin, cette initiative a accéléré l’adoption des outils digitaux collaboratifs par les managers. Aujourd’hui, 94% des managers utilisent le RSE contre 30% auparavant. Tous en ont compris l’utilité. En rendant les outils disponibles et utiles, le digital a été banalisé, son usage c’est imposé. 

Cette initiative a donc permis d’accélérer l’adoption du digital comme outil de collaboration, mais aussi d’utiliser le digital comme un levier puissant d’accompagnement du changement dans un cercle vertueux.

L’opération a également gagné un trophée de bronze à la cérémonie des Top Com’ 2014.

Karin27ce8bae Boullier (@kboullier) a commencé sa carrière au Ministère du travail, avant de devenir journaliste pour Liaisons Sociales. Par la suite elle fut Directrice d’Etudes et consultante chez Entreprise & Personnel. Puis elle rejoint   Coca-Cola Entreprises où elle sera successivement en charge des Affaires Sociales, de la Transformation,  de la Communication et de l’Accompagnement du Changement. Aujourd’hui, elle est Directrice de la Communication RH chez Sanofi. Karine intervient également à l’ESCP à la Sorbonne ou encore à Paris Dauphine.